Nieuw whitepaper: Waarom kleine bedrijven te veel betalen voor handmatig werk. Download →

← Terug naar Diensten

Factuurverwerker

Geen handmatige gegevensinvoer meer. Elke factuur automatisch geëxtraheerd en geregistreerd.

Casestudy

De resultaten

Wij hebben een AI-factuurverwerker gebouwd voor een vastgoedbeheerbedrijf dat gegevens uit PDF-facturen extraheert en registreert in hun boekhoudsysteem.

Kernprestatie-indicatoren

Tijdsbesparing

12 uur/week

Geen handmatige gegevensinvoer meer

Kostenimpact

€3.200/maand

Aan lagere boekhoudkosten

Foutpercentage

99,2% nauwkeurigheid

Nagenoeg perfecte gegevensextractie

Tijd tot eerste resultaat

5 dagen

Van start tot eerste verwerkte factuur

Het verhaal

Voorheen

Het financiële team ontving 300+ facturen per maand van verschillende leveranciers, elk met een ander formaat. Iemand moest elke PDF openen en handmatig de leveranciersnaam, het factuurnummer, de datum, regelitems en totalen in een spreadsheet typen. Er werden fouten gemaakt. Facturen raakten zoek. De maandafsluiting was altijd stressvol.

Daarna

Facturen komen per e-mail binnen en worden automatisch binnen enkele seconden verwerkt. De AI extraheert leveranciersgegevens, bedragen, datums en regelitems ongeacht het formaat. Gegevens verschijnen in de boekhoudspreadsheet, klaar voor beoordeling. De persoon die eerder gegevensinvoer deed, behandelt nu uitzonderingen en leveranciersrelaties. De maandafsluiting verloopt rustig.

Context

Projectdetails

Uitgangspunt

Google Sheets voor tracking, 300+ facturen/maand van 50+ leveranciers, mix van formaten en talen.

Beperking

Het boekhoudsysteem kon niet worden gewijzigd, moest werken met de bestaande spreadsheetstructuur.

Risico

Nauwkeurigheid van financiële gegevens was cruciaal, er mochten geen fouten voorkomen in bedragen of leveranciersgegevens.

Succescriterium

95%+ extractienauwkeurigheid, geen gemiste facturen, 50%+ reductie in verwerkingstijd.

Wat wij niet hebben gedaan

✕

Wij hebben uw boekhoudsysteem niet vervangen. De verwerker voert gegevens in uw bestaande spreadsheets of software in. Geen migratie nodig.

✕

Wij vereisten geen gestandaardiseerde factuurformaten. De AI verwerkt PDF's van elke leverancier, elke indeling, elke taal. Het past zich automatisch aan.

✕

Wij hebben geen rigide extractieregels gebouwd. De AI begrijpt facturen semantisch. Wanneer leveranciers hun formaat wijzigen, blijft het werken.

✕

Wij hebben menselijk toezicht niet verwijderd. Elke extractie wordt geregistreerd voor beoordeling. Gemarkeerde items krijgen menselijke aandacht voor de definitieve boeking.

Veelgestelde vragen over AI-factuurverwerking

Elke PDF-factuur van elke leverancier in elke indeling. Het is niet nodig om formaten te standaardiseren of wijzigingen aan uw leveranciers te vragen.
Ja. Het voert gegevens in uw bestaande systeem in — of dat nu Fortnox, Visma, Excel of een ander platform is — zonder dat migratie nodig is.
Leveranciersnaam, factuurnummer, datum, betalingsvoorwaarden, regelitems, bedragen, btw en elk ander gestructureerd veld dat op de factuur aanwezig is.
99,2% extractienauwkeurigheid op standaard factuurvelden. Afwijkingen worden automatisch gesignaleerd in plaats van stilzwijgend doorgelaten.
Het systeem verwerkt facturen naarmate ze gedurende de maand binnenkomen, dus er is geen achterstand bij de maandafsluiting. Piekperiodes worden op dezelfde manier afgehandeld als rustige periodes.

Gerelateerde diensten

OCR-automatiseringen

98% nauwkeurigheid op gestructureerde documenten. Elimineer handmatige gegevensinvoer volledig.

E-mailrouter

95% minder verkeerd doorgestuurde e-mails. 8+ uur bespaard per week.

Documentchatbot

90% snellere informatiewinning. Krijg direct antwoorden uit uw documenten.

Wij helpen bedrijven in Nederland en Zweden

Stockholm

AI-advies en automatisering voor kennisintensieve bedrijven in Stockholm.

Göteborg

Soepelere operaties, levering en administratie voor bedrijven in Göteborg.

Malmö

AI-agenten en workflow-automatisering voor snelgroeiende teams in Malmö.

Uppsala

Structuur, kwaliteit en informatiestromen voor organisaties in Uppsala.

Helsingborg

Logistiek, opvolging en procesverbeteringen voor bedrijven in Helsingborg.

Jönköping

Praktische AI-implementatie voor ondernemende bedrijven in Jönköping.

Wilt u vergelijkbare resultaten?

Neem contact met ons op. Wij vertellen u of factuurautomatisering zinvol is voor uw situatie, en of wij u kunnen helpen.

Neem contact op